Portfolio

Zintegrowany system automatyzacji dla agencji pracy tymczasowej: 8 firm, 6 działów, ponad 2000 pracowników. EspoCRM jako rozwiązanie typu ERP dla dużej struktury kadrowej z oddziałami w całej Polsce.

Stworzony od podstaw system obejmuje cały proces biznesowy — od pierwszego kontaktu z kandydatem do raportów finansowych w czasie rzeczywistym.

Architektura rozwiązań: zintegrowany system zarządzania agencją pracy

W dużej agencji pracy tymczasowej, obejmującej 8 firm, dziesiątki oddziałów w całej Polsce i ponad 2000 pracowników, pojawiło się wyzwanie stworzenia jednolitego systemu cyfrowego. Celem było zsynchronizowanie pracy wszystkich kluczowych działów: kadr, rekrutacji, finansów, transportu, działu technicznego, obiegu dokumentów oraz kadry zarządzającej.

Naszym celem było:

  • odejście od rozproszonych plików Excel, papierowej korespondencji i chaotycznej komunikacji,

  • stworzenie scentralizowanej platformy CRM z wielopoziomowym dostępem, zautomatyzowanymi procesami, cyfrowym archiwum i pełną przejrzystością zarządzania.

Scentralizowany obieg dokumentów

Problem: chaos w korespondencji między firmami, oddziałami i partnerami. Dokumenty trafiały różnymi kanałami: kurierami, pocztą tradycyjną, a czasem byli dostarczane osobiście przez pracowników z innych biur. Często ginęły, docierały z opóźnieniem lub nie były w ogóle rejestrowane.

Rozwiązanie:
  • Zbudowaliśmy system rejestracji poczty przychodzącej i wychodzącej z podziałem według źródeł, dat, adresatów, wyników i osób odpowiedzialnych.

  • Osoba odpowiedzialna mogła przekierować dokument do innego odbiorcy — system automatycznie wysyłał powiadomienie.

  • Prawa dostępu zostały precyzyjnie rozdzielone – od pracownika po dyrektora.

  • Wszystkie dokumenty były digitalizowane i dołączane do systemu z możliwością filtrowania i szybkiego wyszukiwania według dowolnych parametrów.

  • Kadra zarządzająca miała dostęp do statusów dokumentów w czasie rzeczywistym.

  • Zasada była prosta: jeśli dokumentu nie ma w systemie — nie dotarł fizycznie do firmy.

Dział transportu

Zadanie: zorganizowanie ewidencji ponad 90 samochodów osobowych i 30 busów, zarządzanie umowami, serwisami, polisami, przeglądami technicznymi oraz komunikacja z firmami ubezpieczeniowymi i serwisowymi.

Kluczowe rozwiązania:
  • Kompleksowa ewidencja floty pojazdów z powiązaniem kierowców, ich dokumentów oraz umów leasingowych (5 firm).

  • Rejestracja uszkodzeń, dokumentacja fotograficzna, naprawy, serwisy gwarancyjne i pogwarancyjne.

  • System przypomnień o polisach, przeglądach technicznych i wymianie materiałów eksploatacyjnych.

  • Dostęp dla partnerów zewnętrznych: serwisy i firmy ubezpieczeniowe samodzielnie uzupełniały dane w systemie.

  • Dane automatycznie trafiały do działu księgowości w celu nadzoru i rozliczeń.

Dział finansowy: płatności i budżetowanie

Problem: ręczne przepisywanie danych z papierowych dokumentów bankowych, błędy w płatnościach, brak przejrzystości procesów.

Rozwiązanie:
  • Wszystkie dokumenty trafiały do systemu ze wszystkich działów i były automatycznie sortowane według statusu.

  • Pracownik działu finansowego sprawdzał poprawność danych → Prezes zatwierdzał budżet płatności.

  • Zautomatyzowane generowanie raportów dotyczących kwot, ilości oraz priorytetu płatności.

  • Eksport z CRM do systemów bankowych w postaci paczek płatności (do 200 sztuk jednocześnie) w formatach Santander, BNP Paribas.

  • Płatność podzielona (split payment) - obsługa płatności paczkowych generowanych przez system z różnych kont (główny / VAT), elastyczne tworzenie zestawów płatności.

  • Natychmiastowa realizacja płatności z poziomu banku jednym kliknięciem.

Dział kadr

Wyzwanie: zarządzanie personelem w strukturze składającej się z wielu firm, gdzie pracownicy mogli zmieniać podmiot zatrudnienia, mieć różne umowy i statusy.

Rozwiązanie:
  • Ewidencja pracowników z możliwością przypisania do kilku firm i śledzenia historii zatrudnienia.

  • Raporty w czasie rzeczywistym — aktualna liczba aktywnych pracowników, statusy dokumentów, ruchy kadrowe.

  • Automatyczne generowanie zestawień i wysyłka na e-mail przed cotygodniowymi spotkaniami działu.

  • Cyfrowy obieg dokumentów uprawniających do pracy między oddziałami — bez potrzeby przesyłania papierowych kopii.

  • Szybkie wyszukiwanie, zmiana statusu, kontrola dat ważności umów i dokumentów.

Dział rekrutacji

Wyzwanie: skuteczne zarządzanie bazą kandydatów, którzy po zatrudnieniu stawali się pracownikami, oraz zapewnienie przejrzystości pracy rekruterów i freelancerów.

Rozwiązanie:
  • Centralna baza kandydatów z możliwością śledzenia historii przejścia do statusu pracownika.

  • Widoczna aktywność rekruterów i freelancerów — analiza skuteczności i źródeł pozyskiwania kandydatów.

  • Pełna historia kandydata (rozmowy, notatki, dokumenty) dostępna dla działu kadr i menedżera przed zatrudnieniem.

  • Zintegrowany, międzydziałowy obieg danych — brak duplikatów, utraty informacji i chaosu w komunikacji.

  • Wspólne środowisko pracy: rekrutacja, HR i dział operacyjny korzystają z tych samych danych w czasie rzeczywistym.

Dział techniczny

Wyzwanie: zarządzanie zakwaterowaniem pracowników i kontrola kosztów najmu w różnych regionach.

Rozwiązanie:
  • Centralna baza mieszkań.

  • Klienci (właściciele nieruchomości) w jednej, uporządkowanej bazie danych.

  • Wszystkie faktury za wynajem powiązane z konkretnym mieszkaniem, okresem oraz odpowiednim klijentem.

  • Możliwość generowania raportów na żądanie dla kierownictwa – według regionów, kosztów, firm czy poszczególnych obiektów.

  • Przejrzystość i kontrola wydatków – koniec z niekompletnymi danymi i zgubionymi fakturami.

Integracja działów — jeden ekosystem

Opis: wszystkie działy działały w jednym spójnym systemie, a kluczową rolę odgrywała integracja z działem finansowym, w którym tworzono codzienny budżet płatności.

Korzyści:
  • Redukcja błędów ludzkich w procesach finansowych.

  • Eliminacja duplikatów danych między działami.

  • Pełna kontrola nad zasobami w czasie rzeczywistym.

  • Przejrzysta współpraca — od rekrutacji, przez logistykę i kadry, aż po księgowość.

To nie tylko CRM. To infrastruktura zarządzania całym przedsiębiorstwem.

Możemy stworzyć system dostosowany do Twojego biznesu — inteligentny, skalowalny i elastyczny.

Skontaktuj się z nami już teraz

U nas wszystko jest proste — zamiast długich maili — bezpośrednia rozmowa.

Informacje oficjalne:

Kontakt:

Ми у мережі:

Informacje prawne: