Створена з нуля система автоматизації охоплює весь бізнес-процес: від першого контакту з кандидатом до фінансового звіту в реальному часі.
У великій кадровій агенції, що об’єднувала 8 фірм, десятки філій по Польщі та понад 2 000 працівників, постало завдання побудувати єдину цифрову систему, яка дозволить синхронізувати роботу всіх ключових відділів: кадрового, рекрутингу, фінансів, транспорту, технічного відділу, документообігу, а також керівного складу.
Метою було:
Відмовитися від розрізнених Excel-файлів, паперової пошти, хаотичного спілкування.
Створити централізовану CRM-платформу з різнорівневим доступом, автоматизованими процесами, цифровим архівом та повною прозорістю управління.
Проблема: хаос у кореспонденції між фірмами, відділеннями та партнерами. Пошта надходила через різні канали: кур’єри, традиційна пошта, працівники привозили особисто з інших офісів. Часто документи губилися, затримувались або не були зареєстровані.
Побудована система реєстрації вхідної та вихідної пошти з розподілом за джерелами, датами, адресатами, результатами, виконавцями.
Відповідальна особа могла переназначати отримувача, який отримував автоматичне повідомлення.
Права доступу були суворо розмежовані — від працівника до директора.
Усі документи оцифровувались і прикріплювались до системи, з можливістю фільтрувати та швидко знаходити за будь-яким параметром.
Керівники могли контролювати статуси в реальному часі.
Якщо документа не було в системі — значить, він фізично не потрапив у фірму.
Завдання: забезпечити облік понад 90 авто і 30 мікроавтобусів, договорів, сервісів, полісів, техоглядів, а також зовнішню комунікацію зі страховими та сервісними компаніями.
Повний облік автопарку, прив’язка водіїв, їхніх документів і лізингових договорів (5 компаній).
Реєстрація пошкоджень, фотофіксація, ремонти, гарантійне та післягарантійне обслуговування.
Система нагадувань про страховки, техогляди, заміни розхідників.
Доступ для зовнішніх партнерів: сервісні й страхові компанії вносили дані самостійно.
Дані автоматично потрапляли до бухгалтерії для контролю.
Проблема: ручне внесення банківських рахунків із паперових документів, помилки в оплатах, відсутність прозорості.
Усі документи надходили до системи з усіх відділів, сортувались за статусами.
Працівник фінвідділу перевіряв заповнення → керівник затверджував бюджет оплат.
Автоматизоване формування звітів про суми, кількість, пріоритетність оплат.
Експорт з CRM у банківську систему пакетних файлів з оплат (до 200 за раз) у формати Santander, BNP Paribas.
Підтримка згенерованих системою пакетних платежів з різних рахунків (основний / VAT), гнучка система фомування пакетних оплат.
Миттєва оплата з банку за один клік запланованих зобов'язань.
Облік працівників, які могли працювати на кількох фірмах, переходити між ними.
Реальний стан працівників в системі: звіти в реальному часі.
Автоматичне формування звітів на пошту до щотижневих нарад.
Цифровий обмін дозвільними документами між філіями без паперової пошти.
Можливість швидкого пошуку, зміни статусу, контролю договорів.
База кандидатів, які переходили у статус працівників.
Вся історія кандидата доступна ще до офіційного оформлення — відділ кадрів і менеджер на об’єкті одразу бачать бекграунд.
Крос-функціональний облік давав змогу уникати дублювань і втрати даних.
Облік житла для працівників.
Клієнти, що надавали житло — в єдиній базі.
Всі фактури на оплату за оренду прив’язані до житла, відділу та періоду.
Звіти за запитом для керівництва — по регіонах, витратах, об'єктах.
Усі відділи працювали в єдиній системі, а ключова інтеграція йшла до фінансового відділу, де формувався щоденний бюджет оплат. Це дозволило:
Зменшити людський фактор у фінансових процесах.
Уникнути дублювань.
Мати чіткий контроль за ресурсами в реальному часі.
Можемо створити подібну систему під ваш бізнес — адаптовану, розумну, масштабовану.