Stworzony od podstaw system obejmuje cały proces biznesowy — od pierwszego kontaktu z kandydatem do raportów finansowych w czasie rzeczywistym.
W dużej agencji pracy tymczasowej, obejmującej 8 firm, dziesiątki oddziałów w całej Polsce i ponad 2000 pracowników, pojawiło się wyzwanie stworzenia jednolitego systemu cyfrowego. Celem było zsynchronizowanie pracy wszystkich kluczowych działów: kadr, rekrutacji, finansów, transportu, działu technicznego, obiegu dokumentów oraz kadry zarządzającej.
Naszym celem było:
odejście od rozproszonych plików Excel, papierowej korespondencji i chaotycznej komunikacji,
stworzenie scentralizowanej platformy CRM z wielopoziomowym dostępem, zautomatyzowanymi procesami, cyfrowym archiwum i pełną przejrzystością zarządzania.
Problem: chaos w korespondencji między firmami, oddziałami i partnerami. Dokumenty trafiały różnymi kanałami: kurierami, pocztą tradycyjną, a czasem byli dostarczane osobiście przez pracowników z innych biur. Często ginęły, docierały z opóźnieniem lub nie były w ogóle rejestrowane.
Zbudowaliśmy system rejestracji poczty przychodzącej i wychodzącej z podziałem według źródeł, dat, adresatów, wyników i osób odpowiedzialnych.
Osoba odpowiedzialna mogła przekierować dokument do innego odbiorcy — system automatycznie wysyłał powiadomienie.
Prawa dostępu zostały precyzyjnie rozdzielone – od pracownika po dyrektora.
Wszystkie dokumenty były digitalizowane i dołączane do systemu z możliwością filtrowania i szybkiego wyszukiwania według dowolnych parametrów.
Kadra zarządzająca miała dostęp do statusów dokumentów w czasie rzeczywistym.
Zasada była prosta: jeśli dokumentu nie ma w systemie — nie dotarł fizycznie do firmy.
Zadanie: zorganizowanie ewidencji ponad 90 samochodów osobowych i 30 busów, zarządzanie umowami, serwisami, polisami, przeglądami technicznymi oraz komunikacja z firmami ubezpieczeniowymi i serwisowymi.
Kompleksowa ewidencja floty pojazdów z powiązaniem kierowców, ich dokumentów oraz umów leasingowych (5 firm).
Rejestracja uszkodzeń, dokumentacja fotograficzna, naprawy, serwisy gwarancyjne i pogwarancyjne.
System przypomnień o polisach, przeglądach technicznych i wymianie materiałów eksploatacyjnych.
Dostęp dla partnerów zewnętrznych: serwisy i firmy ubezpieczeniowe samodzielnie uzupełniały dane w systemie.
Dane automatycznie trafiały do działu księgowości w celu nadzoru i rozliczeń.
Problem: ręczne przepisywanie danych z papierowych dokumentów bankowych, błędy w płatnościach, brak przejrzystości procesów.
Wszystkie dokumenty trafiały do systemu ze wszystkich działów i były automatycznie sortowane według statusu.
Pracownik działu finansowego sprawdzał poprawność danych → Prezes zatwierdzał budżet płatności.
Zautomatyzowane generowanie raportów dotyczących kwot, ilości oraz priorytetu płatności.
Eksport z CRM do systemów bankowych w postaci paczek płatności (do 200 sztuk jednocześnie) w formatach Santander, BNP Paribas.
Płatność podzielona (split payment) - obsługa płatności paczkowych generowanych przez system z różnych kont (główny / VAT), elastyczne tworzenie zestawów płatności.
Natychmiastowa realizacja płatności z poziomu banku jednym kliknięciem.
Wyzwanie: zarządzanie personelem w strukturze składającej się z wielu firm, gdzie pracownicy mogli zmieniać podmiot zatrudnienia, mieć różne umowy i statusy.
Ewidencja pracowników z możliwością przypisania do kilku firm i śledzenia historii zatrudnienia.
Raporty w czasie rzeczywistym — aktualna liczba aktywnych pracowników, statusy dokumentów, ruchy kadrowe.
Automatyczne generowanie zestawień i wysyłka na e-mail przed cotygodniowymi spotkaniami działu.
Cyfrowy obieg dokumentów uprawniających do pracy między oddziałami — bez potrzeby przesyłania papierowych kopii.
Szybkie wyszukiwanie, zmiana statusu, kontrola dat ważności umów i dokumentów.
Wyzwanie: skuteczne zarządzanie bazą kandydatów, którzy po zatrudnieniu stawali się pracownikami, oraz zapewnienie przejrzystości pracy rekruterów i freelancerów.
Centralna baza kandydatów z możliwością śledzenia historii przejścia do statusu pracownika.
Widoczna aktywność rekruterów i freelancerów — analiza skuteczności i źródeł pozyskiwania kandydatów.
Pełna historia kandydata (rozmowy, notatki, dokumenty) dostępna dla działu kadr i menedżera przed zatrudnieniem.
Zintegrowany, międzydziałowy obieg danych — brak duplikatów, utraty informacji i chaosu w komunikacji.
Wspólne środowisko pracy: rekrutacja, HR i dział operacyjny korzystają z tych samych danych w czasie rzeczywistym.
Wyzwanie: zarządzanie zakwaterowaniem pracowników i kontrola kosztów najmu w różnych regionach.
Centralna baza mieszkań.
Klienci (właściciele nieruchomości) w jednej, uporządkowanej bazie danych.
Wszystkie faktury za wynajem powiązane z konkretnym mieszkaniem, okresem oraz odpowiednim klijentem.
Możliwość generowania raportów na żądanie dla kierownictwa – według regionów, kosztów, firm czy poszczególnych obiektów.
Przejrzystość i kontrola wydatków – koniec z niekompletnymi danymi i zgubionymi fakturami.
Opis: wszystkie działy działały w jednym spójnym systemie, a kluczową rolę odgrywała integracja z działem finansowym, w którym tworzono codzienny budżet płatności.
Redukcja błędów ludzkich w procesach finansowych.
Eliminacja duplikatów danych między działami.
Pełna kontrola nad zasobami w czasie rzeczywistym.
Przejrzysta współpraca — od rekrutacji, przez logistykę i kadry, aż po księgowość.
Możemy stworzyć system dostosowany do Twojego biznesu — inteligentny, skalowalny i elastyczny.